Ca să ții evidența abonamentelor la sală în Excel, ai nevoie de un singur tabel cu un rând pe abonament: cine e membrul, ce tip de abonament are, când începe, când expiră, dacă a plătit și câte intrări i-au mai rămas. Data expirării și starea („Activ”, „Expiră curând”, „Expirat”) le calculezi cu formule, ca să nu le scrii de mână. Mai jos ai modelul de coloane, formulele, un exemplu completat și un fișier gata de descărcat.
Ghidul e scris pentru sălile mici și cluburile care pornesc cu un caiet sau cu un Excel făcut din mers. Excel-ul e un început foarte bun. Îți spunem la final și când începe să te coste mai mult decât te ajută.
Coloanele de care ai nevoie
Regula de bază: un rând = un abonament, nu un membru. Când Maria își reînnoiește abonamentul, adaugi un rând nou și păstrezi istoricul. Așa vezi oricând cine a plătit ce și când.
| Coloană | Ce scrii | Exemplu |
|---|---|---|
| ID membru | Un număr unic, același la fiecare reînnoire | 17 |
| Nume | Numele complet | Maria P. |
| Telefon / Email | Doar ce folosești ca să-l contactezi | 07xx xxx xxx |
| Tip abonament | Alegi dintr-o listă fixă, nu scrii liber | Lunar 30 zile |
| Data început | Ziua de la care e valabil | 01.10.2026 |
| Durată (zile) | Câte zile e valabil | 30 |
| Data expirării | Formulă, nu o scrii de mână | 31.10.2026 |
| Intrări incluse / folosite | Doar la abonamentele pe intrări | 10 / 4 |
| Preț | Suma de încasat, în lei | 150 |
| Plătit + data plății | Da/Nu și ziua în care ai încasat | Da · 01.10.2026 |
| Înghețat | Da/Nu (vezi mai jos cum calculezi) | Nu |
| Stare | Formulă: Activ / Expiră curând / Expirat | Activ |
| Observații | Scurt, fără date sensibile | Plătește vineri |
Descarcă modelul de tabel (fișier CSV, se deschide în Excel sau Google Sheets). Are coloanele de bază de mai sus (Starea o adaugi tu cu formula de mai jos), trei rânduri de exemplu și formulele pentru data expirării și intrările rămase. Separatorul e punct și virgulă, cum îl așteaptă Excel-ul setat pe România.
Două reguli care te scapă de jumătate din greșeli
- Liste fixe pentru „Tip abonament” și „Plătit”. În Excel: Date → Validare date → Listă. Așa nu ajungi să ai „lunar”, „Lunar 30z” și „abonament lunar” pentru același lucru.
- Datele ca dată, nu ca text. Scrie-le mereu în același format și verifică că Excel le aliniază la dreapta. O dată aliniată la stânga e text, iar formulele nu merg pe ea.
Formulele care fac munca în locul tău
Exemplele presupun coloanele în ordinea din model: F = Data început, G = Durată, H = Data expirării, I = Intrări incluse, J = Intrări folosite. În Excel-ul setat pe română, separatorul dintre argumente e de obicei ;. Dacă al tău cere virgulă, înlocuiește ; cu ,.
Data expirării
Pentru abonamentele în zile: =F2+G2. Dacă vinzi abonamente „pe lună calendaristică” (1 octombrie – 1 noiembrie), folosește =EDATE(F2;1). Alege o singură variantă și scrie-o în regulament, ca membrii să știe exact până când e valabil abonamentul.
Zile rămase
=H2-TODAY(). Un număr negativ înseamnă că abonamentul a expirat de atâtea zile.
Intrări rămase
=I2-J2. La fiecare intrare crești „Intrări folosite” cu 1. Asta e partea care se uită cel mai des când e aglomerat la recepție.
Starea abonamentului
=IF(H2<
Pentru abonamentele pe intrări, adaugă și condiția de intrări: =IF(OR(H2<.
Câți membri au expirat
=COUNTIF(L:L;, unde L e coloana Stare. Pune formula sus, deasupra tabelului, ca s-o vezi când deschizi fișierul.
Înghețarea
Excel-ul nu știe să „oprească ceasul”. Cel mai simplu: când dezgheți abonamentul, adaugi la „Durată” numărul de zile cât a stat înghețat și notezi în Observații perioada (de exemplu „înghețat 10–24.10”). Data expirării se mută singură.
Cum vezi rapid cine a expirat
- Formatare condiționată pe coloana Stare: roșu pentru „Expirat”, galben pentru „Expiră curând” (Pornire → Formatare condiționată → Evidențiere reguli celule → Text care conține).
- Filtru pe antet (Ctrl + Shift + L) și alegi doar „Expirat” sau „Expiră curând”.
- Sortare după Data expirării, de la cea mai veche la cea mai nouă. Cei care trebuie sunați apar primii.
Ce faci concret cu lista de expirați, ce le scrii și când, găsești în ghidul despre abonamente expirate și neplătite.
Exemplu completat
Patru membri, cu date ilustrative, verificați în ziua de 27.10.2026:
| Membru | Tip | Început | Expiră | Plătit | Stare |
|---|---|---|---|---|---|
| Maria P. | Lunar 30 zile | 01.10.2026 | 31.10.2026 | Da | Expiră curând |
| Andrei M. | 10 intrări (4 folosite) | 05.10.2026 | 04.12.2026 | Da | Activ |
| Ioana D. | Lunar 30 zile | 20.09.2026 | 20.10.2026 | Nu | Expirat |
| Radu S. | Lunar 30 zile, înghețat 14 zile | 15.10.2026 | 28.11.2026 | Da | Activ |
Pe telefon, glisează tabelul spre stânga.
Din tabel vezi trei lucruri dintr-o privire: Ioana are de plătit, Maria trebuie anunțată că expiră sâmbătă, iar lui Radu i s-a prelungit abonamentul cu cele 14 zile de înghețare.
Greșeli frecvente în Excel
- Suprascrii rândul la reînnoire. Pierzi istoricul plăților. Adaugă mereu un rând nou.
- Mai multe copii ale fișierului (pe laptop, pe telefon, pe stick). Nu mai știi care e cea bună. Ține un singur fișier, de preferat în cloud, cu acces doar pentru cine are nevoie.
- Plata trecută în două locuri (caiet și Excel) sau trecută de doi colegi. Așa apar plățile încasate de două ori sau deloc.
- Intrările nu se bifează când e aglomerat. Abonamentele pe intrări „nu se mai termină”.
- Date sensibile în Observații (probleme de sănătate, CNP). Nu ai nevoie de ele acolo și te expun la probleme de GDPR.
Excel-ul și GDPR
Poți ține datele membrilor în Excel, cu condiția să le protejezi: fișier cu parolă sau într-un cont de cloud cu autentificare în doi pași, acces doar pentru cine lucrează cu el și doar datele de care ai nevoie (nume, contact, abonament, plăți). Nu trimite tabelul pe WhatsApp și nu-l lăsa deschis pe calculatorul de la recepție. Ce date ai voie să ceri și cât timp le păstrezi găsești în ghidul GDPR pentru sala de fitness.
Când nu mai e suficient Excel-ul
Nu există un număr magic de membri. Semnele sunt altele:
- Afli că un abonament a expirat abia când membrul e deja de o săptămână în sală
- Stai seara să actualizezi tabelul din caietul de la recepție
- Ai avut cel puțin o dată o plată trecută de două ori sau deloc
- Nu știi exact câți bani ar trebui să intre luna asta
- Mai mulți oameni lucrează în același fișier și își șterg modificările
- Membrii te întreabă „câte zile mai am?” și trebuie să cauți
Dacă bifezi două-trei dintre ele, un program de evidență te scapă de munca de rutină: calculează singur expirările, trimite reamintirile și îți arată dimineața cine are de plătit.
Din Excel în Gyma, prin copy-paste.Copiezi membrii din tabel și îi lipești în Gyma. De acolo, Gyma calculează expirările, trimite emailuri automate cu 7, 3 și 1 zi înainte și îți arată la ușă, cu roșu, cine a expirat și suma de încasat. Vezi cum funcționează evidența abonamentelor în Gyma.
Cum muți tabelul într-un program
- Curăță tabelul: un singur rând activ pe membru, nume scrise la fel, fără dubluri.
- Unifică tipurile de abonament (de exemplu „Lunar 30 zile”, „10 intrări”).
- Verifică datele de expirare pentru membrii activi. Pe ele se bazează reamintirile.
- Importă și verifică 5–10 membri la întâmplare, comparând cu Excel-ul.
- Păstrează Excel-ul vechi ca arhivă, protejat, și nu-l mai actualiza. Două surse de adevăr înseamnă erori.
Dacă ai o sală mică și cauți ceva simplu, vezi și ce înseamnă un soft simplu pentru o sală mică. Pentru imaginea completă (membri, intrări, încasări), citește despre programul de gestiune pentru sala de fitness.